Quarta®3 Gestione Documentale

Quarta®3 Gestione Documentale

La corretta gestione dei documenti è oggi indicato come un fattore determinante per l’ottimizzazione dei costi e per la creazione di valore, che si concretizza attraverso una riduzione dei documenti cartacei ed una maggiore efficienza. E’ per questo che il modulo Quarta®3 Documentale, riveste un ruolo cardine nel Sistema di Gestione della Qualità.

Le funzionalità del modulo e del suo Workflow Documentale consentono la redazione e diffusione di tutti i tipi di documenti, partendo da quelli relativi all’area Qualità (manuali, procedure, …) fino alla gestione di qualsiasi documento di ogni area aziendale (ad es. Disegni Ufficio tecnico, Documenti allegati ad anagrafiche, File di progetto, …).

Il modulo gestisce tutti i documenti aziendali normalmente sottoposti ad un iter approvativo e a delle revisioni, o anche semplicemente come repository ufficiale per le informazioni strategiche.

Manuali, procedure, istruzioni, schede tecniche, disegni etc possono essere facilmente classificati gestiti e ricercati in assoluta sicurezza e riservatezza. L’interfaccia con qualsiasi applicazione windows per la redazione dei testi ne garantisce l’utilizzo più ampio.

I documenti possono essere di tipo file, cartaceo o gerarchico (con visualizzazione dell’albero dei legami padre-figlio) e gli allegati di qualsiasi formato (testo, immagini, etc).

Alcune immagini
  • Massima flessibilità nel definire il ciclo di vita dei documenti e delle procedure con Workflow configurabile in base alle proprie esigenze. Ogni manuale, procedura, istruzione etc. ha un ciclo di vita e un workflow configurabile, sia nella fase di redazione (Elaborazione -> Verifica -> Approvazione -> Emissione) che in quella di diffusione;
  • Utilizzo della e-mail come strumento di gestione. Ogni utente può essere avvisato da un messaggio nella propria casella della revisione di un documento, aprire automaticamente con Quarta®3 il documento ricevuto, in sola visualizzazione, e apporre la propria firma elettronica;
  • Visualizzazione della documentazione orientata ai destinatari. Per garantire la massima protezione delle modifiche e la certezza di consultare sempre l’ultima versione emessa del documento;
  • Presenza dello Storico delle revisioni;
  • Presenza dello Storico delle firme di presa visione e dei commenti o feed-back..;
  • Facilità nel reperire i legami tra documenti;
  • Controllo preciso e puntuale sulle copie distribuite;
  • Conversione in automatico del documento in PDF;
  • Controllo degli accessi contemporanei, attraverso meccanismo di check out/check in.
Alcune immagini
gestione documentale