Workflow & Business Process Management

Attraverso il Workflow & Business Process Management(BPM) per tutte le applicazioni di Quarta EVO, è possibile configurare il ciclo di vita delle diverse tipologie di documenti (Manuale Qualità, Procedure e istruzioni, Non Conformità, Azioni Correttive, Questionari, Reclami, Resi, ecc.), controllandone così l'iter attraverso le funzioni aziendali preposte.

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Overview

Un processo è determinato da diversi parametri:

• Attività - operazioni di trasformazione su oggetti fisici e/o informazioni; durano unità di tempo e utilizzano risorse;
• Input - materiale e informazioni in ingresso al processo, sono in genere a loro volta output di processi precedenti;
• Output - I prodotti, servizi o risultati in uscita dal processo, normalmente orientati ed utilizzati da un cliente, interno o esterno;
• Risorse - Materiali e persone che partecipano alle attività di processo;
• Metodologie - Rappresentano l'insieme di regole secondo le quali le attività devono essere svolte; si può dire che sono la sede del sapere dell'organizzazione (know how).

L'utente di Quarta EVO avrà accesso, a seconda del proprio ruolo e compito in azienda e in base ai diritti assegnati, ai Processi di Gestione di sua competenza (lettura, scrittura, ecc). I processi sono caratterizzati dagli stati e ad ogni documento vengono assegnati Utenti o Gruppi competenti, vale a dire in grado di lavorare sul documento nello stato corrente e farlo evolvere. Per ogni tipo documento (ad es. Reclamo, Questionario, ecc.) vengono definiti gli stati attraverso i quali si svolge il ciclo di vita del documento, dalla nascita all'obsolescenza. Un editor delle regole, molto potente e flessibile, consente di definire le condizioni (complesse quanto si vuole e dipendenti da eventi di qualsiasi natura) che provocano l'evoluzione dello stato del documento. E' possibile decidere a priori, per ciascuno stato del documento, quali attributi possono essere modificati e quali devono essere di sola visualizzazione. Secondo le politiche predefinite, a ciascun utente vengono trasmessi i documenti di cui è competente, o che deve ricevere per conoscenza; terminata la propria attività sul documento deve apporre la propria firma ed eventuali note, che vanno ad alimentare la storia del documento stesso e dei documenti correlati.

BENEFICI

I vantaggi di Quarta EVO Workflow in sintesi:

• Ampio spettro di documenti gestibili;
• aumento della produttività;
• configurabilità molto spinta;
• autonomia di ciclo di vita di ciascun tipo di documento;
• semplicità di configurazione e di utilizzo, velocità di esecuzione e di apprendimento;
• le procedure sono guidate e rispettate;
• elevato livello di sicurezza;
• integrazione con gli altri moduli specializzati di Quarta EVO;
• workflow grafico
• visione dello stato del processo