Software Sistema Documentale

Digitalizzare tutti i documenti della Qualità con un software gestione documentale

Quarta EVO Software Gestione Documentale per il sistema Qualità garantisce una corretta gestione dei documenti in azienda, oggi fattore determinante per l’ottimizzazione dei costi e per la creazione di valore.

Il modulo Gestione Documentale Quarta EVO permette di ridurre i documenti cartacei e una maggiore efficienza nei processi nel Sistema di Gestione della Qualità – QMS.

Le funzionalità del suo Workflow Documentale, consentono la redazione e diffusione di tutti i tipi di documenti, partendo da quelli relativi all’area Qualità (manuali, procedure, …) fino alla gestione di qualsiasi documento di ogni area aziendale (ad es. Disegni Ufficio tecnico, Documenti allegati ad anagrafiche, File di progetto, ecc…).

Il modulo per la Gestione Documentale gestisce tutti i documenti aziendali con iter approvativo e/o revisioni, o può funzionare semplicemente come repository ufficiale per le informazioni strategiche.

Con Quarta Evo Software Gestione Documentale è possibile :

Facile classificazione e gestione: manuali, procedure, istruzioni, schede tecniche, disegni ecc…,
Centralizzazione delle informazioni,
L’interfaccia con le applicazioni Windows per la redazione dei testi ne garantisce l’utilizzo più ampio,
Gestione diffusa dei documenti per una più semplice condivisione e ricerca,
Assoluta sicurezza e riservatezza delle informazioni,
Possibilità di organizzare flussi operativi grazie al Workflow Documentale,
I documenti possono essere di tipo file, cartaceo o gerarchico (visualizzazione dell’albero dei legami padre-figlio) e gli allegati di qualsiasi formato (testo, immagini, etc…).

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Caratteristiche e Benefici

Massima flessibilità nel definire il ciclo di vita dei documenti e delle procedure con Workflow Documentale configurabile in base alle proprie esigenze.
Ogni manuale, procedura, istruzione etc. ha un ciclo di vita e un workflow configurabile, sia nella fase di redazione (Elaborazione -> Verifica -> Approvazione -> Emissione) che in quella di diffusione;
Utilizzo della e-mail come strumento di gestione.
Ogni utente può essere avvisato da un messaggio nella propria casella della revisione di un documento, aprire automaticamente con Quarta EVO il documento ricevuto, in sola visualizzazione e apporre la propria firma elettronica;
Visualizzazione della documentazione orientata ai destinatari.
Per garantire la massima protezione delle modifiche e la certezza di consultare sempre l’ultima versione emessa del documento;
Presenza dello Storico delle revisioni;
Presenza dello Storico delle firme di presa visione e dei commenti o feedback..;
Facilità nel reperire i legami tra documenti;
Controllo preciso e puntuale sulle copie distribuite;
Conversione in automatico del documento in PDF;
Controllo degli accessi contemporanei, attraverso meccanismo di check out/check in.

Settori di Riferimento

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